Algemene voorwaarden

1. Waar deze voorwaarden voor gelden

In deze voorwaarden ben ik Tiedemann Digitaal, en ben jij het bedrijf dat mij een opdracht geeft.

Ze gelden voor elke offerte en elke opdracht, zoals een automatisering bouwen, hem op je eigen server zetten of hem bij mij laten draaien. Een automatisering is wat ik volgens de offerte voor je maak, zoals een n8n-workflow, een script of een uploadpagina.

Ik werk alleen voor bedrijven. Deze voorwaarden gelden niet voor consumenten. Geef je me een opdracht, dan bevestig je daarmee dat je dat doet voor je bedrijf of beroep.

Staat er in de offerte iets anders dan hier, dan geldt de offerte. Voorwaarden van jouw kant, zoals inkoopvoorwaarden, gelden niet. Iets anders afspreken kan, als we dat schriftelijk doen. Een e-mail telt ook als schriftelijk.

Ik kan deze voorwaarden aanpassen. Voor een opdracht gelden de voorwaarden zoals ze waren toen ik je de offerte stuurde, en die versie blijft bij de offerte te lezen. Verander ik iets wat voor het laten draaien geldt, dan hoor je dat minstens een maand voordat het ingaat, zodat je nog kunt opzeggen.

Is een deel van deze voorwaarden niet geldig, dan blijft de rest gelden. In plaats van dat deel geldt dan wat er het dichtst bij komt en wel geldig is.

2. De offerte en je akkoord

Voordat ik begin, krijg je een offerte. Daarin staat wat ik bouw, wat het kost en tot wanneer de offerte geldt.

Zodra je akkoord geeft op de offerte, is de opdracht afgesproken. Dat kan per e-mail, telefonisch of met een ondertekende offerte. Geef je telefonisch akkoord, dan bevestig ik dat per e-mail.

Een kennelijke vergissing in een offerte, zoals een tikfout in een bedrag, geldt niet als afspraak.

3. Bouwen

Ik bouw wat in de offerte staat, met de zorg en kennis die je van een vakman mag verwachten.

Wat over geld gaat of bij je klanten terechtkomt, zet een automatisering klaar voor jouw akkoord. Denk aan een factuur die definitief gemaakt of verstuurd wordt, of een mail aan je klanten. Welke stappen dat zijn, staat in de offerte. Een automatisering die zelf betaalt of geld terugboekt, bouw ik niet.

De prijs in de offerte ligt vast. Valt het bouwen tegen, dan betaal je niet meer.

Wil je iets anders of meer dan in de offerte staat, dan hoor je eerst wat dat kost. Ik begin er pas aan als je daarmee akkoord gaat. Dat geldt ook voor werk dat later bijkomt.

Ik test de automatisering eerst met testgegevens. Je ziet hoe hij werkt voordat er echte gegevens doorheen gaan.

Een datum waarop de automatisering klaar is, is een schatting. Loop ik uit, dan hoor je dat zo snel mogelijk, met een nieuwe datum.

4. Wat ik van jou nodig heb

Om te kunnen bouwen heb ik toegang nodig tot de software die de automatisering koppelt, zoals je online agenda, je kassa of je boekhouding. Het liefst met een eigen sleutel of account voor de automatisering. Die krijgt alleen de rechten die de automatisering nodig heeft, en je kunt hem later zelf intrekken.

Verder heb ik van jou nodig:

• de toegang en de informatie die in de offerte staan, op tijd
• antwoord op mijn vragen, zodat het werk niet stil komt te liggen
• een abonnement op je eigen software dat de koppeling toestaat
• toestemming van een leverancier, als die nodig is om te koppelen

De abonnementen op je eigen software betaal je zelf, ook als de automatisering ze nodig heeft. Draait een automatisering met AI op je eigen server, dan loopt dat via je eigen account bij de AI-aanbieder, en betaal je dat gebruik ook zelf. Draait hij bij mij, dan loopt het via mijn account, en staat wat het kost in de offerte.

Krijg ik iets later dan afgesproken, dan schuift de planning op. Kost het mij daardoor extra werk, dan hoor je vooraf wat dat kost.

Zet een automatisering iets klaar voor jouw akkoord, controleer het dan voordat je akkoord geeft. Je administratie en je aangiften blijven jouw verantwoordelijkheid, ook als een automatisering er gegevens in zet.

Kijk de eerste weken mee of de uitkomst van de automatisering klopt, en laat het meteen weten als iets niet klopt. Dan blijft een fout klein.

5. Opleveren

Is de automatisering klaar, dan lopen we hem samen door en kun je hem controleren. Werkt iets niet zoals in de offerte staat, laat het me dan binnen 14 dagen weten. Ik los het op en laat het je opnieuw zien.

De automatisering is opgeleverd als je hem goedkeurt, als de 14 dagen voorbij zijn zonder dat je iets gemeld hebt, of als je hem met echte gegevens gaat gebruiken.

Een klein gebrek dat het gebruik niet in de weg staat, houdt het opleveren niet tegen. Dat los ik op onder de garantie.

6. Betalen

Het totaal in de offerte is wat je betaalt. Komt er btw bij, dan staat die apart in de offerte en op de factuur.

Voor het bouwen betaal je in twee delen:

• de helft als je akkoord geeft op de offerte
• de andere helft als de automatisering is opgeleverd

Ik begin met bouwen als de eerste helft betaald is. Eenmalige bedragen, zoals het opzetten op je eigen server, factureer ik bij oplevering.

Het laten draaien factureer ik vooraf per maand. Wil je liever per jaar betalen, dan kan dat ook.

Je betaalt een factuur binnen 14 dagen na de factuurdatum. De laatste dag van die termijn staat als vervaldatum op de factuur. Klopt een factuur volgens jou niet, laat het me dan voor de vervaldatum weten. Het deel waar we het over eens zijn, betaal je op tijd.

Betaal je niet op tijd, dan ben je vanaf de dag na de vervaldatum de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW). Daar hoeft geen herinnering aan vooraf te gaan. Ook mag ik dan de incassokosten rekenen die de wet toestaat, en het werk en het laten draaien stilleggen tot er betaald is. Dat laatste laat ik je vooraf weten.

Kwam je aanvraag binnen terwijl er een korting op de site stond, dan krijg je die korting op het bouwen, ook als de offerte pas na afloop komt. Een korting geldt niet voor het laten draaien.

7. Stoppen met een opdracht

Wil je na je akkoord toch niet verder met het bouwen, laat het me dan per e-mail weten. Ben ik nog niet begonnen, dan betaal je niets, en crediteer ik een factuur die al verstuurd is. Ben ik al begonnen, dan houd ik de aanbetaling, en betaal je verder niets.

Blijkt tijdens het bouwen dat de automatisering niet te maken is zoals in de offerte staat, bijvoorbeeld omdat een leverancier geen toegang geeft, dan laat ik dat meteen weten. Kan het op een andere manier, dan hoor je wat dat kost. Wil je dat niet, of kan het niet, dan stopt de opdracht en krijg je de aanbetaling terug.

Houdt een van ons zich niet aan de afspraken, dan geeft de ander eerst schriftelijk een redelijke termijn om dat alsnog te doen. Gebeurt het ook dan niet, dan mag die ander de opdracht beëindigen. Beëindig jij de opdracht omdat ik me niet aan de afspraken hield, dan krijg je de aanbetaling terug.

Gaat een van ons failliet of krijgt die surseance van betaling, dan mag de ander de opdracht meteen beëindigen.

8. Garantie

Op elke automatisering zit drie maanden garantie, vanaf de dag dat hij is opgeleverd. Gaat er in die tijd iets mis dat aan mij ligt, zoals een fout in wat ik bouwde, dan los ik het gratis op.

De garantie geldt niet als de fout komt doordat:

• jij of iemand anders de automatisering heeft aangepast
• de automatisering gebruikt wordt voor iets anders dan in de offerte staat
• een wachtwoord, sleutel of abonnement aan jouw kant is verlopen of ingetrokken
• een leverancier iets aan zijn software of koppeling verandert

Draait de automatisering bij mij, dan zit het oplossen van een storing in het maandbedrag, ook na de garantie en ook als een leverancier iets verandert. Vraagt het herstel om een nieuwe koppeling of een grotere aanpassing, dan hoor je vooraf wat dat kost. Stopt een leverancier helemaal met de dienst of de koppeling waar de automatisering op draait, dan valt er niets te herstellen, en hoor je vooraf wat een vervanging kost.

Draait hij op je eigen server, dan hoor je na de garantie, of als iets er niet onder valt, vooraf wat het kost om hem weer werkend te maken.

Lukt het niet om een fout onder de garantie binnen een redelijke termijn op te lossen, dan kun je de opdracht voor dat deel beëindigen en krijg je terug wat je daarvoor betaalde.

Schade valt niet onder de garantie. Daarvoor geldt wat bij Aansprakelijkheid staat.

9. Laten draaien bij mij

Laat je een automatisering bij mij draaien, dan betaal je daar per maand voor. Voor je eerste automatisering betaal je een vast bedrag, en voor elke volgende minder. Is een automatisering groter, of gebruikt hij AI, dan krijgt hij een prijs op maat. Wat je per maand betaalt, staat in de offerte.

In het maandbedrag zit alles om de automatisering draaiende te houden. Dat zijn de server, de bewaking, updates, je klantpanel en het oplossen van storingen.

Een kleine aanpassing doe ik zonder extra kosten. Dat is een wijziging aan de automatisering zoals die er al is, zoals een ander e-mailadres, een andere tekst of een filter dat anders moet. Een nieuwe functie, een extra koppeling of een andere uitbreiding is meerwerk. Daarvoor hoor je vooraf wat het kost, en ik begin er pas aan als je akkoord geeft. Twijfel ik of iets klein is, dan hoor je dat voordat ik begin.

Het laten draaien begint op de dag dat de automatisering bij mij met echte gegevens gaat werken. Je kunt het per maand opzeggen, met een opzegtermijn van een maand, ook voor één automatisering. Opzeggen kan per e-mail. Betaalde je per jaar vooraf, dan krijg je het bedrag voor de maanden na het einde terug.

Ik doe mijn best om de automatisering zonder onderbreking te laten lopen. Beloven dat de server of een leverancier nooit uitvalt, kan ik niet. Zorg daarom dat het werk ook met de hand door kan gaan als een automatisering een tijd stilligt. Onderhoud doe ik zo veel mogelijk op een moment dat het weinig stoort.

Loopt een automatisering vast, dan krijg ik daar een melding van. Op werkdagen ga ik er zo snel mogelijk mee aan de slag. Ben ik ziek, dan kan het langer duren.

De prijs voor het laten draaien kan ik één keer per jaar aanpassen. Dat hoor je minstens een maand vooraf, zodat je nog kunt opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

Stopt het laten draaien, dan zet ik de automatisering uit en krijg je hem mee, als n8n-workflow of als script, zodat je hem zelf of ergens anders kunt laten draaien. Wil je dat ik hem op je eigen server zet, dan hoor je vooraf wat dat kost. Zet de automatisering iets in je klantpanel, dan werkt dat deel zonder het klantpanel niet meer, en hoor je vooraf wat het kost om dat anders te regelen. Binnen een maand na het einde haal ik de automatisering en de gegevens van mijn server.

Stop ik zelf met het laten draaien, dan hoor je dat minstens drie maanden vooraf, en krijg je je automatiseringen op dezelfde manier mee.

10. Het klantpanel

Laat je een automatisering bij mij draaien, dan krijg je een klantpanel. Daar zie je hoe je automatiseringen lopen, en soms zet een automatisering daar iets klaar om goed te keuren.

Ik koppel alleen accounts aan je bedrijf die jij goedvindt. Wie zo'n account heeft, kan namens je bedrijf meekijken en goedkeuren, en wat daar wordt goedgekeurd, geldt als jouw akkoord. Mag iemand er niet meer bij, laat het me dan weten, dan zet ik dat account uit.

Een account is persoonlijk. Houd je wachtwoord voor jezelf en zet de tweede stap aan, zodat inloggen ook om een extra code vraagt. Denk je dat iemand anders in een account kan, laat het me dan meteen weten.

Het klantpanel zelf is van mij. Je gebruikt het zolang het laten draaien loopt.

11. Van wie de automatisering is

Als alles betaald is, mag je de automatisering die ik voor je bouwde voor altijd gebruiken, aanpassen en door een ander laten aanpassen. Daar betaal je mij verder niets voor. Vraag je erom, dan krijg je de n8n-workflow of het script, zodat je niet aan mij vastzit.

Software van anderen waar de automatisering op draait, zoals n8n, valt onder de licentie van die partij. Die kan ik niet aan je doorgeven.

Algemene kennis, werkwijzen en onderdelen die niet over jouw bedrijf gaan, mag ik ook voor anderen gebruiken. Gegevens en informatie van jouw bedrijf gebruik ik nooit voor een ander.

Ik noem je bedrijf of je automatisering alleen als voorbeeld op mijn site als jij dat goedvindt.

12. Aansprakelijkheid

Maak ik een fout waardoor je schade lijdt, dan ben ik aansprakelijk voor de directe schade. Dat zijn bijvoorbeeld de redelijke kosten om de gevolgen van de fout te herstellen.

Voor indirecte schade ben ik niet aansprakelijk. Daaronder vallen gemiste omzet of winst, schade doordat je bedrijf stil kwam te liggen, en schade doordat gegevens verloren zijn gegaan. Een boete, naheffing of rente die de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie aan jou oplegt, komt ook niet voor mijn rekening.

Zet een automatisering een stap klaar voor jouw akkoord, dan ben ik niet aansprakelijk voor schade die je had kunnen voorkomen door die stap te controleren voordat je hem goedkeurde.

Mijn aansprakelijkheid is nooit hoger dan wat je betaalde voor de opdracht waar de schade uit voortkomt. Gaat het om het laten draaien, dan is dat wat je daarvoor betaalde in de twaalf maanden voordat de schade ontstond. Die grens geldt ook voor wat je aan een ander moet betalen, zoals een klant van jou die schade heeft.

Spreekt iemand anders, zoals een klant van jou, mij rechtstreeks aan voor schade door een automatisering die ik voor jou bouwde of liet draaien, dan geldt dezelfde grens. Wat daarboven uitkomt, neem jij voor je rekening.

Ik ben pas aansprakelijk als je me schriftelijk hebt laten weten wat er mis is, en me een redelijke termijn hebt gegeven om het op te lossen. Meld schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een jaar nadat je hem ontdekte.

13. Als het buiten mijn macht ligt

Kan ik een afspraak niet nakomen door iets waar ik geen invloed op heb, dan is dat overmacht. Denk aan een storing bij een hostingpartij of een leverancier, een aanval op een server of langdurige ziekte. Ik laat het je dan zo snel mogelijk weten.

Bij overmacht ben ik niet aansprakelijk voor de gevolgen. Duurt het langer dan twee maanden, dan kunnen we de opdracht allebei beëindigen. Heb je vooruitbetaald voor iets wat ik daardoor niet lever, dan krijg je dat terug.

14. Geheimhouding

Wat ik tijdens een opdracht over je bedrijf te weten kom, houd ik voor mezelf. Wachtwoorden en sleutels die je me geeft, gebruik ik alleen voor de automatisering waarvoor ze bedoeld zijn.

Stopt de samenwerking, dan raad ik je aan die wachtwoorden en sleutels in te trekken of te veranderen.

15. Persoonsgegevens

Door een automatisering lopen vaak persoonsgegevens, zoals de namen, adressen en afspraken van jouw klanten. Daarvoor ben jij verantwoordelijk, en ik verwerk ze in jouw opdracht. Wat in dit onderdeel en bij Bewaren en verwijderen staat, is daarom ook de verwerkersovereenkomst tussen ons. Wil je liever je eigen verwerkersovereenkomst gebruiken, stuur hem dan voordat je akkoord geeft, dan kijken we samen welke geldt.

Ik verwerk alleen de gegevens die de automatisering volgens de offerte van het ene systeem naar het andere brengt, of in je klantpanel zet. Welke gegevens dat zijn en van wie, schrijf ik per automatisering op, en dat overzicht krijg je als je erom vraagt. Ik gebruik ze alleen om de automatisering te bouwen, te testen, te laten draaien en te herstellen, zolang de opdracht of het laten draaien loopt, en alleen zoals we in de offerte afspraken of zoals jij me daarna vraagt. Ik verkoop de gegevens niet, deel ze niet en gebruik ze niet voor mezelf. Verplicht de wet me tot iets anders, dan laat ik je dat vooraf weten, als dat mag. Vraag je iets wat volgens mij tegen de AVG ingaat, dan zeg ik dat.

Daarbij houd ik me aan het volgende:

• ik beveilig de gegevens met maatregelen die passen bij wat ze zijn
• ik houd ze geheim, en geef niemand toegang behalve de partijen hieronder die ik daarvoor gebruik
• vraagt iemand jou om inzage, aanpassing of verwijdering van zijn gegevens, dan help ik je daarbij, en komt zo'n vraag bij mij binnen, dan stuur ik hem naar je door
• moet je voor deze gegevens een risicoanalyse maken, dan geef ik je wat je daarvoor van mij nodig hebt
• merk ik een datalek bij de gegevens die ik voor je verwerk, ook als dat bij een van die partijen ontstaat, dan laat ik je dat zo snel mogelijk weten, en uiterlijk binnen 48 uur

Je mag me vragen hoe ik de gegevens beveilig, en dan laat ik je dat zien. Je mag ook een onafhankelijke deskundige laten controleren of ik me aan deze afspraken houd, en daar werk ik aan mee. Zo'n controle laat je me een redelijke tijd vooraf weten, en de deskundige belooft geheimhouding. De kosten van de controle zijn voor jou.

Voor je eigen systemen, zoals je online agenda, je kassa of je boekhouding, ben je zelf verantwoordelijk. Ontstaat daar een lek dat niet door de automatisering komt, dan is dat niet mijn verantwoordelijkheid. Zie ik iets wat op zo'n lek wijst, dan laat ik je dat wel weten.

De server staat bij netcup, een Duits bedrijf, in Duitsland. Al het verkeer naar de server en je klantpanel loopt via Cloudflare, en daar staan ook de back-ups, versleuteld en in de Europese Unie. Mail loopt via Migadu en Scaleway, met servers in Frankrijk en Duitsland. Het zijn allemaal verwerkers die zich aan de AVG moeten houden. Gaan gegevens daarbij buiten de Europese Unie, zoals bij Cloudflare, een Amerikaans bedrijf, dan alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt. Ze staan ook in mijn privacyverklaring. Komt er een partij bij of stap ik over naar een andere, dan hoor je dat vooraf, en kun je daar bezwaar tegen maken. Komen we er dan niet uit, dan kun je het laten draaien opzeggen zonder opzegtermijn.

Gebruikt een automatisering AI, dan gaat alleen wat de AI daarvoor nodig heeft naar de AI-aanbieder. Welke aanbieder dat is, staat in de offerte. De AI-aanbieder is dan ook een verwerker die zich aan de AVG moet houden. Ik kies er een die de gegevens niet gebruikt om zijn AI te trainen.

16. Bewaren en verwijderen

Waar het kan, blijven de gegevens in je eigen systemen staan. Op mijn server staat alleen wat nodig is om de automatisering te laten werken en je klantpanel te vullen:

• n8n, het programma waarin de automatisering draait, bewaart elke keer welke gegevens erdoor liepen, zodat ik een fout kan uitzoeken. Na twee weken gooit n8n dat weg.
• van elke keer dat een automatisering draait, bewaart het klantpanel wanneer hij liep en hoe het afliep, met de foutmelding als het misging. Dat blijft een jaar staan.
• wat een automatisering in je klantpanel zet, zoals een lijst om goed te keuren, foto's of andere bestanden, blijft daar zo lang als we voor dat onderdeel afspreken, en anders een jaar.
• elke nacht maak ik een versleutelde back-up van de server. Wat hierboven weggaat, kan daarna nog tot een jaar in zo'n back-up staan. Die gebruik ik alleen om na een storing of fout iets terug te zetten.

Stopt de opdracht of het laten draaien, dan verwijder ik de gegevens binnen een maand van mijn server. Wil je iets terug, zoals de bestanden in je klantpanel, laat het me dan voor het einde weten, dan krijg je het eerst. Uit de back-ups verdwijnen de gegevens daarna binnen een jaar vanzelf.

17. Als we het niet eens worden

Op deze voorwaarden en op elke opdracht is Nederlands recht van toepassing.

Zijn we het ergens niet over eens, dan zoeken we eerst samen naar een oplossing. Lukt dat niet, dan beslist de rechtbank Oost-Brabant, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

Vragen over deze voorwaarden

Wil je iets anders afspreken dan hier staat, of is iets niet duidelijk? Stuur me een bericht voordat je akkoord geeft, dan kijken we ernaar.

info@tiedemanndigitaal.nl